Politique de remboursement
Le PEPS est considéré par la Loi sur la protection du consommateur comme étant un centre de santé. Conséquemment, la Politique de remboursement du Service des activités sportives de l'Université Laval a été élaborée en conformité de la Loi et du Code civil du Québec en fonction des différents types de produits ou services offerts.
Dans tous les cas, avant de procéder à un remboursement, le Service des activités sportives propose d'abord à la cliente ou au client quand c'est possible, soit le report d'un abonnement, la mutation dans un autre groupe pour une activité ou le report d'une location.
Type de produit/service concerné: abonnement de base, abonnement au gym*
Avant le début de l'abonnement
Si le remboursement est demandé avant le début de l'abonnement, le Service des activités sportives crédite ou rembourse la totalité du montant de l'abonnement.
Pendant le délai inférieur ou égal à 10% de la durée de l'abonnement
Un abonnement prend fin au moment de la réception d'un avis, oral ou écrit, à moins de présenter un billet médical pour un arrêt rétroactif.
Si le remboursement est demandé pendant le délai inférieur ou égal à 10% de la durée de l'abonnement, le Service des activités sportives retient en frais administratifs l'équivalant de 10% du montant de l'abonnement à créditer ou à rembourser. Le calcul du 10% se fait au prorata des jours écoulés.
Après la période de 10% de la durée de l'abonnement
Si le remboursement est demandé après la période de 10% de la durée de l'abonnement, le Service des activités sportives retient des frais d'administration de 10% sur la portion à créditer ou à rembourser équivalant au temps restant jusqu'à concurrence de 50$. Le calcul se fait au prorata des jours écoulés.
Clause pour les ligues intra-muros
À l'automne-hiver, un joueur peut demander un remboursement partiel ou complet de son surplus de non-membres qui a été payé en trop par l'équipe. Ce type de remboursement a lieu en février de chaque année. Le joueur ou le capitaine concerné doit en faire la demande à l'équipe de coordination des ligues.
Un abonnement payé par paiements préautorisés est soumis aux mêmes conditions.
*Notez qu'un abonnement, qu'il soit de base ou au GYM, s'échelonne sur du temps continu, et ne peut être interrompu puis prolongé.
Types de produit/service concerné: définis dans la loi comme des « contrats de service à exécution successive » (cours pour enfants et pour adultes, ligues intra-muros, clubs sportifs, escalade, cartes multiséances)
Avant le début de la première activité
Si le remboursement est demandé avant le début de la première activité, le Service des activités sportives crédite ou rembourse la totalité du montant de l'inscription.
Après le début de la première activité
Une inscription prend fin au moment de la réception d'un avis, oral ou écrit, à moins de présenter un billet médical pour un arrêt rétroactif. Toutes les séances restantes de l'inscription sont alors annulées et remboursées.
Le Service des activités sportives retient des frais d'administration de 10% sur la portion à créditer ou à rembourser équivalant au nombre de cours ou de jours restants jusqu'à concurrence de 50$. Le calcul se fait au prorata des cours ou des jours écoulés. Les conditions de remboursement sont les mêmes pour des absences durant la session en raison de conditions médicales ou de conflit d'horaire académique. Un billet médical ou un horaire officiel est aussi requis.
NB: Les cours annulés en raison d'événements incontrôlables (exemples: conditions météo, panne de courant) ne sont ni repris ni remboursés. La même situation s'applique si la personne doit s'absenter pour un ou plusieurs cours.
Une carte multiséances de cardio-vélo, de yoga ou de conditionnement physique sur musique est considérée comme un service à exécution successive, au même titre qu'un cours, qui permet au consommateur de développer ses capacités physiques par un enseignement ou un entraînement. La différence est que l'horaire est variable.
Type de produit/service concerné: Contrat pour la tenue d'activités animées lors d'une seule journée
Avant d'avoir confirmé le choix des activités
Si le remboursement est demandé avant d'avoir confirmé le choix des activités, le Service des activités sportives crédite ou rembourse la totalité du montant.
Après avoir confirmé le choix des activités
Si le remboursement est demandé après avoir confirmé le choix des activités, le Service des activités sportives crédite ou rembourse le montant moins des frais d'administration* selon les modalités suivantes:
Délais d'annulation | Pénalité |
|---|---|
Entre la confirmation des activités et | Moins 10% |
Entre 30 jours et | Moins 20% |
Entre 14 jours et | Moins 30% |
Entre 7 jours et | Moins 40% |
2 jours et moins avant la fête | Moins 50% |
*Les frais d'administration ne sont pas chargés si l'annulation est requise pour une cause médicale. Un billet médical est requis.
Si le paiement n'a pas encore été effectué au moment de l'annulation de l'activité, les frais administratifs seront facturés à la cliente ou au client selon les mêmes modalités. Ces frais devront être payés dans les 30 jours.
En cas de panne au PEPS ou de fermeture causée par une tempête, la personne ou le groupe sera crédité pour une réservation ultérieure ou remboursé.
Type de produit/service concerné: Contrat pour la tenue d'activités animées lors d'une seule journée
La politique de remboursement ne s'applique pas pour le volet des groupes scolaires puisque la facturation est faite après la visite du groupe au PEPS.
Des modalités administratives s'appliquent toutefois lors d'annulation par l'école ayant déjà confirmé sa visite. Les frais sont appliqués comme suit en regard du montant qui aurait normalement dû être facturé s'il y avait eu activité.
Délais d'annulation | Pénalité |
|---|---|
Au moins 30 jours civils avant la visite | Aucuns frais |
Entre 30 jours civils et 10 jours | Frais de 10% de la facture |
Entre 10 jours et 2 jours ouvrables | Frais de 25% de la facture |
Moins de 2 jours | Frais de 50% de la facture |
Les conditions météorologiques pourraient empêcher la tenue de certaines activités extérieures. Les frais d'administration pourraient ne pas être appliqués le cas échéant.
Type de produit/service concerné: Contrat pour l'utilisation des installations du PEPS sur une période plus ou moins longue
L'annulation d'une entente conclue entre un organisme ou une institution scolaire et le Service des activités sportives devra faire l'objet d'une nouvelle négociation entre les deux parties. Les conditions de remboursement, le cas échéant, feront partie d'une nouvelle entente.
Type de produit/service concerné: location ponctuelle de local de réunion, local de classe ou plateau sportif
En cas d'annulation d'une location, le Service des activités sportives rembourse le locataire selon les modalités indiquées dans le tableau suivant:
Délais d'annulation | % de remboursement |
|---|---|
4 semaines et plus | 100% |
Moins de 4 semaines | 0% |
Une location pourrait être déplacée si les disponibilités le permettent. Dans ce cas, le client externe doit s'entendre avec la personne responsable pour modifier la réservation.
Les modalités de remboursements du tableau ci-dessus ne s'appliquent pas dans le cas d'une réservation pour la participation à des séries éliminatoires (dans le cadre d'une ligue) ou à un championnat qui demande une victoire pour avancer à la ronde suivante.
Type de produit/service concerné: événements organisés par le Service des activités sportives comme le 10 km ULaval ou PEPS-Ô-Fêtes
PEPS-Ô-Fêtes
L'achat d'un accès ou d'un forfait à PEPS-Ô-Fêtes n'est pas remboursable. L'un ou l'autre sont transférables à une autre personne ou une autre famille en respectant les dates et les conditions d'achat.
10 km ULaval
L'activité est organisée et encadrée par le Club d'athlétisme et de cross-country Rouge et Or. Une inscription est remboursable, sauf les frais de transaction, jusqu'à 30 jours avant l'événement. Elle est aussi transférable dans les mêmes délais à une autre personne ou pour l'édition suivante. On peut également la modifier en changeant de distance, sans remboursement possible cependant s'il y a une différence entre les prix d'inscription.
Type de produit/service concerné: Contrat de service et de location pour un événement organisé par un client externe
En cas d'annulation d'un événement par le locataire, les modalités suivantes s'appliquent :
Montant non remboursable
Le dépôt de 30% exigé à la signature du contrat est toujours non remboursable, peu importe la raison et la date d'annulation.
Montant remboursable
Des frais sont exigés pour l'annulation d'un événement par le locataire en fonction de la date d'annulation et de la date prévue de l'événement, incluant son montage. Si une partie ou la totalité du montant équivalent à 70% du reste de la facture a été payée, elle pourra être remboursée en tenant compte des frais applicables détaillés ci-dessous.
Délai d'annulation pré-événement | Frais d'annulation applicables |
|---|---|
Plus de 16 semaines | Aucun frais |
Entre 12 semaines et 16 semaines moins 1 jour | 25% du montant total de la facture |
Entre 8 semaines et 12 semaines moins un jour | 50% du montant total de la facture |
Entre 4 semaines et 8 semaines moins un jour | 75% du montant total de la facture |
Moins de 4 semaines | 100% du montant total de la facture |
Cas de force majeure
Les cas de force majeure sont des événements que l'on ne peut prévoir et auxquels on ne peut résister, tels que des catastrophes naturelles, des conflits de travail, des émeutes ou une pandémie. Dans tous les cas, l'Université ne peut être tenue d'aucune façon responsable des difficultés de déroulement d'un événement en résultant.
Dans le cas où l'Université décide de maintenir les activités et où le locataire doit annuler son événement ou éprouve des difficultés dans son déroulement, aucun remboursement n'est accordé.
Dans le cas où l'Université doit annuler l'événement dû à une force majeure, les montants déjà versés par le locataire à l'Université seront remboursés en totalité.
Type de produit/service concerné: billet d'entrée quotidienne, accès au bain libre, accès à la salle d'entraînement, séance à la pièce de cardio-vélo, de yoga, de conditionnement physique sur musique et d'escalade
Un accès à la pièce n'est pas remboursable.
Un accès à la pièce pour une séance de cardio-vélo, de yoga, de conditionnement physique sur musique ou d'escalade retourné 24 heures avant la séance peut être échangé pour une séance durant les 7 jours qui suivent.
L'achat d'un forfait familial ou d'un lot d'entrées individuelles au bain libre ou à l'escalade peut être remboursé. Le Service des activités sportives retient des frais d'administration de 10% sur la portion à rembourser équivalent au nombre de passages restants. Le calcul se fait au prorata des passages écoulés.
Type de produit/service concerné: raquette, balle, ballon, cadenas, vêtement, panier, etc.
Équipements sportifs ou autres articles
Les équipements sportifs ou autres articles loués à l'un des comptoirs du PEPS (aréna, comptoir de service, magasin 0350) ne sont pas remboursables.
Panier/casier/vêtements
Les paniers, casiers et vêtements loués pour jumeler à une inscription ou à un abonnement sont remboursables selon les mêmes conditions que l'inscription ou l'abonnement auquel ils sont rattachés.
Les vêtements ou serviettes loués ponctuellement ne sont pas remboursables.
Type de produit/service concerné: Contrat pour la location hebdomadaire d'un gymnase, de la salle de danse, du dojo, de terrain de raquettes intérieur ou d'aire(s) de frappe pour la pratique du golf pour le même groupe/individu et sur la même plage horaire
Si un projet d'unité ou un temps fixe est annulé après le début de la location, le Service des activités sportives retient des frais d'administration de 10% sur la portion à créditer ou à rembourser équivalant au nombre de locations restantes jusqu'à concurrence de 50$. Le calcul se fait au prorata des locations écoulées. Si la demande d'annulation n'est pas faite au moins 4 jours ouvrables avant la tenue de l'activité du projet d'unité ou du temps fixe, la location de la semaine donnée est considérée comme étant consommée.
Type de produit/service concerné: dépôt de garantie pour les ligues intra-muros entre autres
Le dépôt de garantie versé lors de la demande de franchise permet au Service des activités sportives de retenir une somme entre autres pour chaque forfait d'une équipe ou pour la perte ou le bris d'équipement conformément aux règlements de sa ligue de rattachement. Le Service des activités sportives rembourse à la fin de la saison, en entier ou en partie, le dépôt de garantie selon le dossier de l'équipe. Le capitaine de l'équipe sera contacté à cet effet.
Le Service des activités sportives retient des frais d'administration de 10% sur le dépôt de garantie si une équipe ayant déposé une demande de franchise se retire avant le premier match de la saison (ou la partie hors-concours pour la ligue de volleyball). Si le retrait de la franchise survient après ce premier match, il n'y a aucun remboursement du dépôt de garantie.
Un dépôt équivalant au prix d'une entrée quotidienne ou au prix d'un accès à la salle d'entrainement est exigé pour tout utilisateur ne pouvant présenter sa carte d'accès aux installations du PEPS lors d'une visite. Le Service des activités sportives rembourse la totalité du dépôt si l'utilisateur présente sa carte d'accès dans un délai de sept (7) jours ouvrables.
Type de produit/service concerné: vignette de stationnement émise par le Service des activités sportives au nom de Services Campus valide exclusivement pour le propriétaire du permis pendant la pratique d'une activité sportive du PEPS dans les stationnement 102, 202, 209, 212 et 334
La vignette de stationnement achetée au PEPS pour jumeler à une inscription ou à un abonnement est remboursable selon les mêmes conditions que l'inscription ou l'abonnement auquel elle est rattachée.
Type de produit/service concerné: billet pour les matchs des clubs Rouge et Or
La vente de billets pour les rencontres locales des équipes Rouge et Or ne relève pas du Service des activités sportives. Elle est gérée pour les différents clubs par la Billetterie Rouge et Or, elle-même sous la responsabilité du Club de football Rouge et Or. Les billets achetés, peu importe la discipline, ne sont ni échangeables ni remboursables.
Les frais afférents sont des frais obligatoires perçus par l'Université et sont payés avec des frais de scolarité. Bien que pour les étudiantes ou les étudiants à temps plein (ou en résidence de médecine) ils confèrent automatiquement un statut de membre du PEPS, ils ne sont pas remboursables par le Service des activités sportives. Il faut communiquer avec le Bureau du registraire pour plus de détails.
Les étudiantes ou les étudiants à temps partiel qui déboursent au PEPS la différence entre la cotisation versée pour les frais afférents et la cotisation maximale pour devenir membre peuvent obtenir un remboursement de cette différence dans les 10 jours suivant l'inscription.